Come gestire i progetti nel mondo IT – Parte 1

 In Big Data, Intelligenza Artificiale, Internet of Things

Il restyling di un portale web, lo sviluppo di un’applicazione, lo studio di una nuova architettura applicativa, il rinnovamento dell’infrastruttura aziendale. Cosa hanno in comune questi compiti? Possono essere affrontati tutti come progetti!

Nel mondo IT si incontrano spesso attività con le caratteristiche di un progetto. Hanno un obiettivo, limiti di tempo e budget, richiedono l’impiego di risorse umane e si basano su task collegati tra di loro. Ma molti fanno fatica a capire quali sono i benefici di una struttura organizzata con metodo.

Cosa significa seguire un progetto e un team di lavoro? In questa serie di articoli scoprirai alcuni trucchi per gestire i progetti nel mondo IT facilmente!

 

Collaborare per raggiungere i risultati

Lavorare in gruppo non è naturale per gli esseri umani. Molti studi hanno dimostrato che un team tende a raggiungere risultati inferiori a un singolo individuo capace. Ma questo accade quando il gruppo viene gestito in modo sbagliato o messo a lavorare su un’attività non adatta!

Il punto di partenza per raggiungere gli obiettivi di un progetto è avere un team produttivo, che collabora in modo efficace. Senza questo prerequisito, problemi e ostacoli ti impediranno di chiudere il lavoro! Non si tratta solo di usare un tool come un software di Project Management, devi creare la giusta sinergia tra i membri della squadra. Con un gruppo affiatato e coordinato bene, puoi portare a termine qualsiasi compito.

 

I progetti nel mondo IT

Le attività del mondo IT sono perfette per applicare le metodologie e le best practice del Project Management! Immagina di lavorare allo sviluppo di un software. Ogni compito, dal design dell’applicazione al suo deploy, passando per lo studio dell’usabilità, è legato agli altri e al risultato finale. E poi ci sono milestones che determinano l’esecuzione delle fasi successive nel rispetto dei tempi previsti.

Puoi trovare stakeholders, deliverables, task e molti altri altri aspetti di un progetto nelle attività che già svolgi. Come capo del reparto IT o di un team, sei abituato a coordinare le risorse per raggiungere gli obiettivi richiesti. Ma come puoi migliorare l’efficienza della tua squadra e rendere più fluido il lavoro?

 

1. Parti con il piede giusto

L’inizio di un progetto è la fase più critica. Probabilmente è anche una delle più complesse perché deve definire in modo chiaro:

 

– lo scopo del progetto;
– gli obiettivi da raggiungere e i deliverables;
– i limiti di budget e le scadenze;
– le risorse a disposizione;
– le attività e la loro organizzazione.

 

Assicurati che tutti i punti elencati sopra siano stati esaminati prima di iniziare a lavorare. Capiterà sicuramente di cambiare alcune attività ma almeno non dovrai iniziare tutto da capo! Se i partecipanti al progetto sono d’accordo sugli obiettivi da raggiungere e i limiti, non ci saranno incomprensioni o discussioni durante il lavoro.

È importante anche definire la struttura dei deliverables. In pratica, si tratta di dividere in piccoli compiti le attività principali così da avere processi organizzati e assegnabili ai singoli membri del team.

A proposito di team, devi decidere chi fa cosa. Un metodo semplice ma efficace è usare una RAM (Responsibility Assignment Matrix) per indicare qual è il ruolo di ogni individuo del gruppo rispetto a una precisa attività. Assegna i compiti sulla base delle competenze e doti di ognuno per massimizzare la produttività della tua squadra!

 

2. Evita la microgestione

Organizzare i compiti, favorire la comunicazione e monitorare lo stato delle attività fanno parte della gestione di un progetto. Controllare le righe di codice no! Ma molto probabilmente nel tuo background ci sono conoscenze di codifica e sviluppo. Quindi forse sei tentato di verificare il lavoro della tua squadra scendendo nei minimi dettagli. Una volta eri dietro la tastiera, ora sei al timone e non puoi permetterti di perdere tempo così.

La microgestione è un tipico errore in cui cade chi gestisce un progetto e ha molte competenze tecniche sull’argomento. Devi aver fiducia nei membri del tuo team e nelle fasi di preparazione. In che senso? Nel senso che le specifiche del lavoro, le indicazioni e le richieste sono state definite in anticipo quindi la tua squadra ha delle linee guida chiare da seguire. Ecco il punto: responsabilizza la squadra!

Concentrati sul quadro più ampio. Il tuo team sta portando a termine i compiti nel tempo previsto? Si stanno delineando dei potenziali “colli di bottiglia” che potrebbero ostacolare il lavoro? Gli stakeholder sono informati sull’avanzamento del progetto? Queste sono le cose che devi gestire!

 

In questo articolo abbiamo esaminato alcuni aspetti importanti di come gestire i progetti nel mondo IT. Abbiamo anche scoperto 2 trucchi da mettere subito in pratica!

Non perdere il prossimo articolo, dove troverai altri 3 trucchi utili e un contenuto scaricabile gratuito!

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