Con questa nuova rubrica vogliamo entrare più nello specifico della nostra attività, portando alla luce diverse case history virtuose e raccontandone le premesse, la fase strategica e progettuale e a seguire quella operativa con i relativi risultati, in modo da rendere chiaro e tangibile l’impatto che i nostri interventi possono generare all’interno di un’azienda.
Quali sono le caratteristiche del cliente protagonista di questa nostra case history?
Il settore è quello della consulenza HR strategica, l’azienda ha gli headquarter a Milano e i suoi clienti si trovano solitamente all’interno della categoria “large enterprise”
Quali sono state le problematiche e le necessità segnalate, per le quali è stato richiesto un intervento da parte di Brainwise?
- La scarsa efficacia nella collaborazione tra utenti interni ed esterni all’azienda
- La necessità di raccogliere le idee e le informazioni e renderle disponibili al gruppo di lavoro
- Facilitare i momenti della prima fase di progettazione e brainstorming, oltre alla creazione di idee tra persone che lavorano in modo asincrono
- Generare un flusso di lavoro automatizzato che parta dall’idea di un nuovo servizio fino alla sua erogazione
- La difficoltà nel mantenere allineati obiettivi di progetto e le richieste del cliente nel corso dello sviluppo del progetto stesso
Come si è sviluppato il progetto dedicato al cliente?
Brainwise ha analizzato le esigenze specifiche ha sviluppato un progetto “tailor made” sulla realtà in questione, basandosi su quattro aspetti principali:
- Consolidamento su Microsoft 365 di tutti i processi propedeutici all’erogazione del servizio
- Integrazione con il CRM
- Segmentazione dei ruoli
- Associazione dei diversi strumenti Microsoft 365 alle varie fasi e automazione del collegamento.
Quali sono stati i risultati ottenuti?
- Governo delle informazioni
La problematica iniziale era causata dalle informazioni che venivano memorizzate dai consulenti esterni su file personali, scambiati poi attraverso share pubbliche non protette oppure attraverso scambio mail, con conseguenti difficoltà nel comprendere quali fossero le versioni attive e dove trovarle.
- Protezione del know how
Il fatto che i vari file risiedessero negli archivi personali come caselle di posta di utenti e consulenti, impedivano di fatto un controllo della diffusione e la loro protezione da cancellazione o sottrazione. Ulteriore problema era dato dalla possibile perdita in caso di turnover del personale o cessazione della collaborazione con il consulente. - Semplificazione del flusso di lavoro
Mancava una standardizzazione del flusso di lavoro perché veniva volta per volta gestito dalle varie persone, secondo le singole consuetudini, con strumenti sicuramente validi ma non integrati in maniera ottimale con il resto del flusso. È stato creato uno strumento unico per standardizzare e automatizzare il processo, portandolo così ad un’utile semplificazione. - Automazione delle attività ripetitive che presentano rischio d’errore
La creazione di un BOT ha consentito sia il risparmio di tempo che la riduzione degli errori d’imputazione - Miglioramento dell’efficienza
La precedente mancanza di standardizzazione del processo e la dispersione dei dati rendeva inefficiente la ricerca delle informazioni e la pianificazione delle attività, con possibile insoddisfazione del cliente. - Integrazione tra gruppi di lavoro
La necessità di cambiare le persone all’interno del gruppo di lavoro, per sovrapposizione d’impegni o assenza, comportava la possibilità di perdere alcune informazioni con conseguente aumento del rischio d’errore. - Obiettivi e aspettative del cliente costantemente allineati.
Il tempo di sviluppo del progetto veniva condizionato dal variare delle urgenze del cliente, questo causava la frammentazione delle comunicazioni e il disallineamento degli obiettivi. Ora però, grazie al nostro intervento, c’è la possibilità di una gestione più controllata, efficiente ed efficace.
Overview finale
Questa infografica ci permette di visualizzare in maniera più dettagliata il flusso guidato ed automatizzato che mantiene tutte le informazioni e la cronistoria dello sviluppo di un progetto in un’unica piattaforma condivisa con il cliente. Per ottenere questo obiettivo e semplificare il lavoro delle diverse persone coinvolte, abbiamo utilizzato strumenti come Teams e Sharepoint, specializzandoli nelle varie fasi, inserendo poi Powerautomate per guidare le scelte ed evitare errori nella classificazione delle informazioni.